Khái niệm tiệc Gala Dinner tưởng chừng như còn rất xa lạ với nhiều người, nhưng ngày nay rất nhiều doanh nghiệp lớn rất ưa chuộng loại hình tiệc này. Gala Dinner có thể được tổ chức với nhiều mục đích và ý nghĩa khác nhau, nhưng chỉ tuân theo một quy trình với 6 bước tổ chức. Sau đây hãy cùng với công ty sự kiện Minh Gia điểm qua các bước trong quy trình tổ chức Gala Dinner nhé.
1. Lên ý tưởng và chủ đề
Để có thể lên được một kịch bản hoàn hảo cho đêm tiệc Gala Dinner thì việc đầu tiên là cần phải xác định được chủ đề của bữa tiệc. Chủ đề càng độc đáo, mới lạ và hấp dẫn thì sẽ càng thu hút được nhiều người tham dự.
Việc lựa chọn chủ đề này phụ thuộc vào mục đích, ý nghĩa mà doanh nghiệp muốn tổ chức.
2. Lên danh sách khách mời
Khách mời là một yếu tố rất quan trọng trong bữa tiệc, khách mời quyết định đến nhiều yếu tố khác như địa điểm, thiệp mời, thời gian tổ chức, số lượng bàn tiệc, quà tặng,… Do đó, doanh nghiệp cần lên số lượng khách mời một cách cẩn thận và chính xác, liệt kê đầy đủ mọi khách mời từ các mức độ.
Sau khi đã có được danh sách khách mời tham dự, việc tiếp theo cần phải thực hiện đó là thiết kế thư mời và gửi thiệp mời trong thời gian sớm nhất có thể. Việc gửi thư mời sớm sẽ giúp cho khách mời có thể sắp xếp được thời gian, công việc của mình để đến tham dự, trường hợp khách mời không thể đến tham dự thì họ vẫn có thể phản hồi trong thời gian sớm để doanh nghiệp có thể ứng biến kịp thời.
Về phần thiết kể thư mời, cần phải đảm bảo có đầy đủ các thông tin quan trọng như ngày và giờ tổ chức, địa điểm, và yêu cầu trang phục nếu có.
3. Lựa chọn địa điểm tổ chức
Việc lựa chọn địa điểm tổ chức Gala Dinner phụ thuộc vào nhiều yếu tố như mục đích bữa tiệc, hình thức và quy mô mà doanh nghiệp có thể lựa chọn tổ chức trong nhà hay ngoài trời.
Đối với các bữa tiệc tổ chức trong nhà, thông thường sẽ ở các trung tâm tổ chức hội nghị, các khách sạn có sảnh, các nhà hàng ẩm thực,…
Đối với các bữa tiệc được tổ chức ngoài trời, sẽ có các hình thức phổ biến như các bãi biển, các khu du lịch văn hóa, khu du lịch tích hợp, không gian khách sạn ngoài trời.
4. Lựa chọn thời gian tổ chức Gala Dinner
Việc lựa chọn thời gian tổ chức sẽ phụ thuộc vào từng thể loại chương trinh. Nếu như tiệc Gala Dinner là một bữa tiệc tất niên, thì chắc chắn phải tổ chức vào dịp cuối năm. Nếu là tiệc tân niên thì chắc hẳn phải tổ chức vào dịp đầu năm mới.
5. Lựa chọn menu bàn tiệc
Do bản chất của tiệc Gala Dinner là được tổ chức vào buổi tối, thế nên bàn tiệc sẽ được chú trọng chi tiết nhất. Tiệc Gala Dinner thông thường sẽ có 2 hình thức đãi tiệc là tuyền thống và tiệc buffet.
Đối với tiệc truyển thống, mỗi bàn tiệc sẽ dao động từ 4 đến 6 món tùy vào menu của nhà hàng
Đối với tiệc buffet thì sẽ có nhiều món ăn hơn, tùy vào số lượng khách mời và chất lượng món ăn mà doanh nghiệp có thể phân bổ số lượng món hợp lý. Thông thường, tiệc buffet sẽ có khoảng từ 12 món trở lên.
Để có thể chọn được một menu món ăn hợp lý, doanh nghiệp nên tham khảo về sở thích ăn uống của mọi người hoặc có thể lựa chọn menu cũng như những món ăn được ưa chuộng nhất tại nơi cung cấp bàn tiệc.
6. Lên kịch bản chương trình chi tiết
Kịch bản chương trình cần có đầy đủ các chi tiết sau:
- Số thứ tự các tiết mục văn nghệ, để ban tổ chức có thể nắm được thứ tự các tiết mục biểu diễn. Bên cạnh đó cũng phải ghi rõ tên của từng tiết mục, tránh sự nhầm lẫn giữa các tiết mục với nhau và để MC có thể mời đúng tiết mục
- Thời lượng diễn ra chương trình, thời gian dự tính từ lúc bắt đầu chương trình cho đến khi kết thúc là mấy giờ, để ban tổ chức có thể kiểm soát được thời gian.
- Phần dẫn, lời giới thiệu của MC
- Ghi chú về những yếu tố như đạo cụ, âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật hoặc nhân sự cho các tiết mục.
- Thời gian tổng duyệt chương trình. Nên tổng duyệt từ 2 đến 3 lần trước khi thực hiện để đảm bảo được thời gian cũng như sự thành công của bữa tiệc.
Công ty sự kiện Minh Gia
Công ty sự kiện Minh Gia với sứ mệnh mang đến cho khách hàng những sự kiện vừa chuyên nghiệp lại vừa tối ưu chi phí.
Chúng tôi làm việc bằng cả trái tim, cả năng lực và sức lực, chúng tôi xem sự kiện của bạn như là sự kiện của chúng tôi để làm việc nhằm đạt được hiệu quả cũng như là thành công cao nhất.
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn cũng như thiết kế các chương trình sự kiện hay và hấp dẫn nhất
