Trong giai đoạn dịch Covid-19 đang diễn ra khiến khách hàng và Nhà đầu tư BĐS đang rất nhạy cảm như hiện nay thì việc tiếp cận được với một khách hàng là thêm một cơ hội. Vậy nên, các Doanh nghiệp trong ngành BĐS nếu không muốn rơi vào suy thoái thì phải nhanh chóng đẩy mạnh tổ chức các hoạt động sự kiện & truyền thông phù hợp nhằm gặp gỡ được càng nhiều khách hàng càng tốt. Điều đó sẽ tạo lợi thế cạnh tranh to lớn cho Doanh nghiệp và qua đó giới thiệu dự án, chốt giao dịch dễ dàng hơn.

Chúng tôi tin rằng, trong năm 2020 các Doanh nghiệp Bất động sản sẽ phải nhanh chóng và “tái phát minh” các hoạt động sự kiện một cách mạnh mẽ để truyền được cảm hứng cho Khách hàng của mình. Chúng tôi khuyến nghị 5 bước quan trọng tổ chức một sự kiện cần phải làm để tăng giao dịch Bất động sản mùa dịch như sau:

BƯỚC 1: LÊN KẾ HOẠCH THẬT KỸ CHO TỪNG SỰ KIỆN

Cùng với tình hình khó khăn của đại dịch toàn cầu COVID-19 thì mỗi hoạt động sự kiện như: Lễ mở bán dự án; Lễ động thổ, khởi công xây dựng dự án; Hội nghị khách hàng; Lễ ký kết hợp tác với đối tác; Tiệc tri ân… cho công ty cần phải được chuẩn bị kỹ hơn rất nhiều so với trước đây. Một số lưu ý quan trọng trong công tác chuẩn bị gồm: 

• LỰA CHỌN THỜI GIAN TỔ CHỨC:

Các sự kiện thường được kết hợp với việc giới thiệu dự án, tham quan nhà mẫu dự án để bán hàng. Vì vậy, buổi lễ nên được tổ chức vào dịp cuối tuần và khung giờ thuận lợi cho khách mời tham dự.

• LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC: 

Bước tiếp theo trong quy trình tổ chức lễ mở bán bất động sản vô cùng quan trọng, đó là lựa chọn địa điểm tổ chức. Lễ mở bán dự án bất động sản thường được tổ chức ở những nơi sang trọng như khách sạn, trung tâm lớn. Tuy nhiên, cũng cần tùy vào từng đối tượng khách hàng cũng như quy mô, tính chất của từng dự án để lựa chọn địa điểm phù hợp. Tạo trải nghiệm tại những địa điểm độc đáo, mới lạ

Đối với các dự án cao cấp, nghỉ dưỡng thì địa điểm tổ chức thường là các khách sạn 4-5 sao như Sofitel, New World, Caravel,… hay các trung tâm hội nghị cao cấp như Saigon Center, Trung tâm hội nghị triển lãm,…Đối với các dự án đã có khu vực căn hộ mẫu thì việc tổ chức lễ mở bán ngay tại chính dự án cũng là một lựa chọn thích hợp. Khách hàng đến tham dự mở bán sẽ được trực tiếp tham quan căn hộ mẫu để cảm nhận dự án rõ hơn, tăng khả năng thuyết phục khách đi đến quyết định ký kết hợp đồng mua bán hơn.

Ngoài ra, trong thời điểm dịch Covid-19 hiện nay việc di chuyển sự kiện khỏi các địa điểm quen thuộc như khách sạn, nhà hàng vì sự hạn chế số lượng và khoảng cách người tham dự trong mùa dịch… và xem xét tổ chức tại các địa điểm mới lạ hơn, đặc biệt là sẽ ưu tiên các sự kiện tổ chức ngoài trời là một trong những xu hướng năm 2020. Một số địa điểm khác lạ có thể mang lại nguồn cảm hứng cho những sáng tạo của bạn như khu sân chính của một tòa nhà văn phòng, nhà kho, các khu công nghiệp, trang trại, viện bảo tàng và nhiều hơn thế nữa. Và đặc biệt là việc làm nên một không gian sự kiện thông thoáng nhưng vẫn phải đảm bảo sự hoành tráng cũng là một cách mang đến trải nghiệm độc đáo dành cho khán giả.

• LÊN DANH SÁCH KHÁCH MỜI CHU ĐÁO

Khách mời là những người quyết định sự thành công của lễ mở bán, đặc biệt là thời điểm này họ có tâm lý hạn chế đám đông, vì thế cần lên danh sách khách mời thật cụ thể. Bạn cần xác định chính xác khách mời là ai, đối tượng nào để lựa chọn hình thức gửi email, gửi thiệp hay gọi điện mời trực tiếp. Thời gian lý tưởng là gửi trước 2 tuần diễn ra sự kiện. Khi gần tới sự kiện 2-3 ngày cần gọi điện nhắc khách mời chú ý tới sự kiện để tránh việc khách bị lãng quên.

Trong bước này, bên cạnh các yếu tố chính xác thì việc thiết kế mẫu giấy mời, lên thông điệp truyền thông để tạo hiệu ứng cho sự kiện cũng cần được chú trọng. Nếu mẫu giấy mời được thiết kế chăm chút, khách hàng sẽ cảm nhận được sự tôn trọng từ phía chủ đầu tư dành cho họ.

• Nâng cao an ninh và an toàn sự kiện để Khách hàng yên tâm

Điều lo lắng nhất khi tổ chức sự kiện hiện nay là Covid-19. Là một nhà tổ chức sự kiện, trách nhiệm của chúng ta là giữ an toàn cho những người tham dự. Chúng ta cần phải cải tiến các phương án phòng bệnh và an ninh trong sự kiện một cách hiệu quả nhất. Cụ thể, cần tổ chức các cuộc họp với các nhân viên tại địa điểm tổ chức cũng như mọi người trong đội ngũ để chắc chắn rằng tất cả các thành viên đều hiểu rõ về các kế hoạch phòng dịch Covid cùng với các giải pháp về an toàn cụ thể của sự kiện. Mọi người trong ekip cần biết cách thức liên lạc trong trường hợp khẩn cấp và có khả năng giải quyết khủng hoảng. Hơn nữa, xung quanh địa điểm sự kiện của bạn cần có thiết lập các địa điểm khử khuẩn, rửa tay, quy định bắt buộc đeo khẩu trang và giữ khoảng cách cần thiết. Cần có các bản đồ có hướng dẫn các vị trí cụ thể, có lối thoát hiểm và thông tin về địa điểm sơ tán. Ưu tiên số một của chúng ta là tất cả người tham dự đều an toàn tại sự kiện.

BƯỚC 2: SET UP KHU VỰC TỔ CHỨC CHÍNH THẬT CẨN THẬN

Cần phải thiết kế không gian sang trọng, thể hiện được đúng giá trị của dự án. Bên cạnh đó, cần đảm bảo phải sắp xếp ghế theo hàng lối và vị trí cụ thể để tăng khoảng không gian giãn cách cho khách mời nếu số lượng lớn người tham dự.

Đối với không gian chung của sự kiện cần phải có các bảng hiệu lớn, phướn treo, băng rôn, standee, cổng chào, biển chỉ dẫn lối đi. Không gian tổ chức cần trang trí hoa tươi và bố trí đội ngũ lễ tân đón khách để thêm phần sang trọng.

BƯỚC 3: TỔ CHỨC CÁC HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG HIỆU QUẢ

Sáng tạo thông điệp thật hay: Truyền thông bất động sản thời điểm này không phải là đưa đến khách hàng những mẫu tin giật gân về Covid-19, nhàm chán về nội dung, nghe có vẻ spam hoặc chỉ đơn thuần nói về mình, hãy có một cách tiếp cận hướng về khách hàng, đi sâu vào tâm lý khách hàng để quảng bá cho thương hiệu. Đồng thời kích thích sự nôn nóng của khách hàng sau quãng thời gian cách ly vừa qua, gián tiếp cung cấp thông tin về sản phẩm, sử dụng các chiến lược thông minh. Ví dụ như “Cách đón bắt đáy Bất động sản trong mùa dịch Covid-19” …

Sử dụng nhiều hình ảnh: Hãy đưa ra thật đẹp dự án của bạn, có thêm cảnh quan xung quanh hoặc các hoạt động của gia đình sinh sống bên trong thì càng thêm tính thuyết phục. Những người muốn mua nhà thường nhìn hình ảnh để cảm nhận được giá trị của Dự án Bất động sản, vậy nên hãy chuẩn bị những bức ảnh thật đẹp và có ý nghĩa với khách hàng. Hãy đảm bảo rằng Khách hàng của bạn được thấy càng nhiều hình ảnh càng tốt.

Đa dạng hóa môi trường truyền thông: Mùa dịch này thông tin về Covid-19 thường thu hút phần lớn sự chú ý của mọi người. Vì thế, việc truyền thông bất động sản không đơn giản là đăng tải trên website doanh nghiệp, như thế sẽ rất kém hiệu quả. Truyền thông bất động sản thời điểm này cần đa dạng các kênh như: Bài PR trên các trang báo có lượng truy cập lớn như Cafef, Cafebiz, VnEconomy, Batdongsan.com.vn, dautuchungkhoan, Dân trí, VnE để nâng cao hiệu quả; Quảng cáo Băng rôn tại các tuyến đường lớn, Đặt Pano tại các ngã tư, quảng trường, làm bảng bao quanh dự án, thực hiện các chiến dịch Roadshow quy mô lớn để thu hút, tổ chức các sự kiện, sử dụng KOLs và người nổi tiếng, đẩy mạnh Digital Marketing, … Lựa chọn được kênh truyền thông thích hợp là đã phần nào thành công trong chiến lược marketing.

BƯỚC 4: THỰC THI VÀ GIÁM SÁT THỰC HIỆN NGHIÊM

Dựa vào bản kế hoạch để tổ chức theo từng hạng mục đã đề ra. Bạn có thể mở đầu bằng tiết mục nghệ thuật như biểu diễn ca sĩ, múa lân, violin, nhóm múa, nhảy sôi động, xiếc, ảo thuậ… Tiếp theo MC tuyên bố chính thức mở bán dự án, giới thiệu các vị khách mời đại biểu và chủ đầu tư.

Phần quan trọng nhất chính là thông tin về Dự án tới khách mời và thuyết phục khách mời đầu tư, mua dự án. Trong quá trình này, bộ phận kỹ thuật cần kiểm tra kỹ âm thanh và điều phối trình chiếu slide hợp lý, tránh gây lệch lạc, tạo nhiều khoảng trống trong quá trình thuyết trình của người trình bày trên sân khấu. Đan xen trong suốt quá trình tổ chức là các tiết mục văn nghệ, ca hát tránh gây nhàm chán, cuối chương trình là phần bốc thăm trúng thưởng cho các khách mời đã tham gia để giữ chân Khách mời đến cuối chương trình.

Trong suốt chương trình, Ban tổ chức cân nghiêm túc thực hiện các giải pháp về an toàn trong mùa dịch như giữ khoảng cách, không tập trung quá đông người vào một khu vực, cần điều tiết các không gian đủ lớn để mọi người tham gia có thể quan sát mà không cần đến quá gần.

BƯỚC 5: ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ

Thu Thập Phản Hồi Từ Phía Khách Hàng Và Người Tham Dự: Cách tốt nhất để tiếp nhận thông tin chính là thông qua thông tin phản hồi từ phía khách hàng hay người tham dự. Bản câu hỏi hoặc bảng thông tin Khách hàng của bạn nên giới hạn câu hỏi, chỉ đưa ra những câu hỏi liên quan mật thiết đến nhu cầu đánh giá sự kiện của bạn.

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho thấy có nhiều người tham dự không muốn điền vào bảng tiêu chí đánh giá sự kiện, đặc biệt là ở những sự kiện tầm cỡ, có số lượng người tham dự lớn. Để chắc chắn người tham dự cung cấp đầy đủ thông tin, bạn có thể phát kèm vé và xem việc điền thông tin như một “thủ tục” để nhận quà trước khi ra về hay sử dụng để bốc thăm trúng thưởng quà tặng.

Nhận y Kiến Khách Hàng Về Mức Độ Hài Lòng Sau Sự Kiện: Bạn không tổ chức sự kiện cho bạn, mà còn cho khách hàng hay công ty, bởi vậy đo lường mức độ hài lòng của khách hàng được coi là điều đặc biệt quan trọng. Ở góc độ người tổ chức sự kiện, bạn nhìn thấy sự kiện hoạt động suôn sẻ, đông người tham dự là thành công. Nhưng dưới góc độ của người khác, họ mong muốn sự kiện phải thể hiện được chiến lược mục tiêu; sản phẩm, dịch vụ của họ được quảng bá rộng rãi… Do đó, hãy hỏi họ có gì cần phải thay đổi, cải thiện nữa không để biết đích xác công việc tiếp theo cần làm những gì.

Họp Ngay Sau Sự Kiện: Sau thực hiện chương trình, tốt nhất nên tiến hành một cuộc họp với các thành viên trong nhóm để cùng nhau đánh giá, nhận xét. Mọi người có thể thẳng thắn đưa ra các đóng góp, ý kiến để người quản lý sự kiện ghi chép, sử dụng làm báo cáo và có hướng đi phù hợp nhất cho các sự kiện được tổ chức vào lần sau.

Lập Bảng Tổng Kết Đánh Giá Sự Kiện: Bạn có thể tham khảo các tiêu chí, mẫu báo cáo đánh giá sự kiện sau đây. Nên đánh giá theo thang điểm 1 đến 5 hoặc “Tốt, trung bình, tệ”. Đo Lường Mục Tiêu Truyền Thông Sự Kiện Đã Đạt Được: Sự kiện được tổ chức nhằm mục đích gì? Tổ chức lễ mở bán; xây dựng, cất nóc, hay chỉ để thu hút sự chú ý của khách hàng… ? Sau sự kiện, mục tiêu đó có đạt được hay không và mức độ đạt được là?

Với quy trình tổ chức lễ mở bán bất động sản chuyên nghiệp trên đây, mong rằng có thể góp phần giúp bạn thể hiện năng lực của chủ đầu tư, gây ấn tượng cho khách mời và những người tham gia, đồng thời tăng sự an tâm của họ vào việc mua hay đầu tư vào dự án.

Còn nếu bạn muốn tìm một đơn vị tổ chức sự kiện và Truyền thông cho các hoạt động của công ty như: Lễ động thổ, Lễ mở bán, Lễ cất nóc,… liên hệ ngay đến Công ty tổ chức sự kiện & Truyền thông Minh Gia. Với nhiều năm kinh nghiệm, đã và đang là đối tác của nhiều công ty, tập đoàn bất động sản hàng đầu tại Việt Nam, chúng tôi tự tin sẽ đáp ứng được mọi yêu cầu của bạn về một sự kiện cho dự án bất động sản thành công với mức chi phí hợp lý nhất.

Công ty Tổ chức sự kiện & Truyền thông Minh Gia tin rằng các tổ chức sự kiện & truyền thông bất động sản trọn gói là lựa chọn tối ưu nhất cho nhà đầu tư. Nếu sử dụng dịch vụ của chúng tôi, các bạn sẽ được:

• Tư vấn miễn phí quy trình tổ chức một sự kiện bất kỳ.
• Lập kế hoạch tổ chức rõ ràng, chi tiết từ A – Z trong thời gian ngắn nhất.
• Ý tưởng, concept sáng tạo, thu hút khách hàng từ cái nhìn đầu tiên
• Kịch bản. MC sự kiện phù hợp với từng sự kiện bất động sản.
• Tổ chức thực hiện và giám sát quá trình diễn ra, kịp thời chỉnh sửa theo yêu cầu
• Tối ưu chi phí.

Đơn vị uy tín, chất lượng có nguồn lực mạnh

Ngoài việc cung cấp tổ chức sự kiện & truyền thông bất động sản trọn gói, đến Công ty Tổ chức sự kiện & Truyền thông Minh Gia bạn sẽ được cung cấp dịch vụ tốt nhất, bởi:

• Ekip thực hiện chuyên môn, được đào tạo bài bản cùng phối hợp tạo ra giá trị thiết thực.
• Máy móc thiết bị hiện đại, đáp ứng tất cả nhu cầu của khách hàng.
• Các thành phẩm được bàn giao đúng hạn, đảm bảo chất lượng.
• Đa dạng các dịch vụ hỗ trợ như: quay phim, chụp hình sự kiện, viết kịch bản sự kiện. thiết kế standee, poster sự kiện.

Với nguồn lực nhân sự dồi dào và hệ thống trang thiết bị tân tiến, Công ty Tổ chức sự kiện & Truyền thông Minh Gia tự tin cung cấp các giải pháp Marketing bất động sản chất lượng, hiệu quả cho nhà đầu tư trên cả nước. Ngoài tổ chức sự kiện & truyền thông bất động sản, chúng tôi còn mang lại các giải pháp về hình ảnh, phim giới thiệu, PR thương hiệu và quảng cáo Facebook, Google ads… Liên hệ ngay để được tư vấn nhé!